TitanNav — Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Bu belge runtime'da company_info tablosundan render edilir. {{company.xxx}} ifadeleri admin panelden doldurulur.

Yasal Dayanak: 6698 KVKK Madde 7 + Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (RG 28.10.2017).

Yürürlük Tarihi: [[LANSMAN TARİHİ]] Versiyon: 1.0

1. AMAÇ

Bu politika, {{company.ticaret_unvani}} ("TitanNav") tarafından işlenen kişisel verilerin saklama süresini belirlemek ve saklama süresi sona eren verilerin mevzuata uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin esasları düzenlemektedir.

2. KAPSAM

Bu politika:

• Müşteri/üye verileri
• Filo sürücüsü verileri
• Çalışan verileri (gelecekte)
• Ziyaretçi verileri
• Başvuru yapan ilgili kişi verileri üzerinde uygulanır.

3. TANIMLAR

4. SAKLAMA SÜRELERİ

4.1. Müşteri (Üye) Verileri

4.2. Filo Sürücüsü ve B2B Verileri

Filo/B2B verisinin saklama süresi, Solo'dan ayrışır; iş hukuki koruma (İş K. 75), vergi mevzuatı (VUK 253 — defter/belge 5 yıl) ve TBK 146 (alacak zamanaşımı 10 yıl — 5 yıl ispat penceresi) gerekçeleriyle uzun tutulur. Veri sorumlusu filo sahibidir; ToffeSoft yalnızca veri işleyendir (LEGAL/19 DPA). Sürücü silme talebi filo sahibine yönlendirilir.

KVKK orantılılık notu: Filo verisinin 5 yıl saklanması KVKK Madde 4/1-(d) (işlendikleri amaç için gerekli olan süre) ilkesi çerçevesinde meşrudur çünkü (1) İş K. 75 işveren özlük dosyasını 10 yıl tutma yükümlülüğü getirir — 5 yıl operasyonel veri penceresi altında kalır, (2) VUK 253 defter/belge 5 yıl, (3) kaza/hırsızlık/İş Sağlığı uyuşmazlıkları genellikle 5 yıl içinde açılır ya da zamanaşımına uğrar. Filo sahibi (veri sorumlusu) bu süreden daha kısa tutma kararı alabilir; ToffeSoft (veri işleyen) filo sahibinin talimatına uyar. Anonimleştirme 5 yıl sonrası uygulanır.

4.2.1. Trial KYB Belgeleri (Sprint 7 D5 — KYB upload pipeline)

Filo trial başvuru sürecinde toplanan KYB (Know Your Business) belgeleri için saklama matrisi.

KVKK orantılılık notu: KYB belgelerinin saklanması KVKK Madde 4/1-(d) (işlendikleri amaç için gerekli olan süre) çerçevesinde meşrudur. Trial başvuru reddedilirse veya kullanıcı silme talep ederse, KVKK Madde 11 right-to-erasure prosedürü işler: belge anında soft-delete edilir (deleted_at damgalanır, UI'dan görünmez); 30 gün sonra cron job ile fiziksel olarak hem disk'ten hem DB'den silinir (vergi/iş hukuku istisnaları hariç).

Saklama altyapısı:

• Konum: Hetzner Almanya sunucusu (AB içi data localization, KVKK uyumluluk kararı kapsamında)
• Disk yolu: /home/titannav/storage/trial-documents/<requestId>/<docId>-<sanitized>
• Dosya izinleri: 0640 (sadece titannav user okuyup yazabilir, world hiçbir şey)
• Klasör izinleri: 0750
• Encryption at rest: Sunucu disk şifrelemesi (tech debt — LUKS Sprint 9 öncesi)
• Backup: Nightly Hetzner Cloud snapshot (storage klasörü dahil)
• Off-site backup: Sprint 9+ Hetzner StorageBox değerlendirme (tech debt #21)

Stream erişim güvenliği:

• Belge URL'leri 1 saat ömürlü HMAC-SHA256 imzalı token gerektirir (/storage?token=<HMAC>)
• Token başına 1 belge — token kompromisi sadece o belgeyi etkiler
• Path traversal koruması (storage key absolute resolve + STORAGE_ROOT prefix check)
• MIME whitelist: PDF, JPEG, PNG, HEIC, HEIF (max 10 MB)

Admin inceleme akışı:

• Per-belge approve/reject (admin notu zorunlu reject için)
• Her admin aksiyonu admin_audit_log tablosuna kaydedilir (actor + before/after + IP + UA)
• Belge approve sonrası status değişikliği bildirim mekanizmasıyla kullanıcıya iletilir (Sprint 8 entegrasyon)

4.3. Trafik/Log Verileri

4.4. Kurumsal/Vergi Kayıtları

4.5. İK Verileri (gelecekte çalışan alındığında)

5. İMHA YÖNTEMLERİ

5.1. Dijital veriler

• PostgreSQL: DELETE FROM ... WHERE deleted_at < NOW() - INTERVAL '7 days' (cron)
• Yedek veri: Şifreli yedekte retention dolunca otomatik silme (Hetzner snapshot/Backblaze B2)
• Log dosyaları: Otomatik rotation + retention (logrotate, Cloudflare log retention)
• Redis cache: TTL kullanımı + manuel FLUSHDB (yalnızca audit sonrası)
• Kullanılmayan dosyalar: S3-compatible bucket'ta lifecycle policy

5.2. Fiziksel veriler

• Kağıt belgeler: Office shredder (DIN 66399 seviye P-4 minimum)
• Harddisk/SSD (eski): Demagnetization (degaussing) + fiziksel imha
• USB/CD: Fiziksel parçalama

5.3. Anonim hale getirme

• İsim/telefon/e-posta → hash (SHA-256) + salt (tek yönlü)
• Konum → 1 km grid (mahalle düzeyi) veya sadece şehir
• Aggregate statistik tutulabilir (bireysel kayıt değil)

6. SOFT-DELETE / HARD-DELETE AKIŞI

KULLANICI: Hesap Sil / Abonelik Bitti
    │
    ▼
[T-7] Bildirim: "7 gün içinde silinecek"
    │
    ▼
[T+0] SOFT-DELETE
  - routes.deleted_at = NOW()
  - fuel_logs.deleted_at = NOW()
  - vehicle_details.deleted_at = NOW()
  - UI'da görünmez
  - API 404 döner (not 403)
    │
    ▼ (7 gün geçti)
    │
[T+7] HARD-DELETE (cron job)
  - DELETE FROM routes WHERE deleted_at < NOW() - INTERVAL '7 days'
  - DELETE FROM fuel_logs ...
  - DELETE FROM vehicle_details ...
  - data_deletion_log'a kayıt düşer (user_id, silinen_tablolar, timestamp, neden)
    │
    ▼
[KALANLAR — 2 yıl / 10 yıl]
  - users (iletişim — 2 yıl)
  - invoices (VUK — 10 yıl)
  - data_deletion_log (ispat — 2 yıl)
  - consent_records (ispat — 2 yıl)

7. İLGİLİ KİŞİ TALEBİ ÜZERİNE SİLME

KVKK Madde 7 ve Madde 11 uyarınca, ilgili kişi talep ederse:

• 30 gün içinde yanıt verilir
• İş bu politikadaki süreler uygulanır (yasal zorunluluk saklı kalmak kaydıyla)
• Silme gerçekleşmezse gerekçe ilgili kişiye bildirilir (örn. VUK 10 yıl zorunluluğu)
• Tam silinemeyen veriler için anonim hale getirme tercih edilebilir

8. PERİYODİK İMHA

Cron job ile otomatik çalışır:

Tüm periyodik işlemler audit log'a yazılır.

9. SORUMLULUK

10. İSTİSNALAR

Aşağıdaki durumlarda yasal süre bitmiş olsa bile veri tutulmaya devam edilir:

• Devam eden dava/soruşturma: Mahkeme kararına kadar
• Vergi incelemesi: Vergi idaresinin yazılı talebi
• KVKK Kurulu talebi: Kurul kararıyla tutma
• Hukuki yükümlülük: Spesifik mevzuat (SGK, İş K., TBK, VUK)

11. GÖZDEN GEÇİRME

Bu politika yılda en az 1 kez gözden geçirilir. Mevzuat değişikliği durumunda 30 gün içinde revize edilir.

Son gözden geçirme: [[TARİH]]

Onay: {{company.yetkili_kisi}} Tarih: [[TARİH]]